Liebe Pop To Go - Mitwirkende und Interessierte,

die Corona-Situation stellt uns vor große Herausforderungen. Wir alle tragen viel Verantwortung in dieser Zeit. Danke schon einmal vorab für euer umsichtiges Handeln. 

Um Pop To Go als Teil im Programm „Kultur macht stark“ und die lokalen Angebote so gut wie möglich durch diese Krise zu führen, möchten wir als Pop To Go - Projektbüro in den kommenden Wochen in engem Austausch mit euch bleiben. Ebenso sind wir mittlerweile in enger Abstimmung mit dem Projektträger DLR.

Die Situation zwingt euch und uns, Vorhaben und Projekte zu verschieben, umzustrukturieren oder sogar neu zu erfinden. Wir möchten euch mit ein paar wesentlichen Informationen dabei unterstützen.

Bleibt gesund!

Euer Pop To Go - Projektbüro Team



Erreichbarkeit

Unser Team hat die Arbeitsfähigkeit des Pop To Go - Projektbüros z. T. mit Home-Office-Lösungen sichergestellt. Wir werden die persönliche Erreichbarkeit per Telefon zunächst bis zum 20.04.2020 täglich auf die Zeit von 13.30 bis 15.00 Uhr konzentrieren. Gerne kann darüber hinaus eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlassen werden. Wir melden uns zurück!

Beratung

Die Beratung potentieller Antragsteller*innen wie auch der Letztzuwendungsempfänger*innen (LZE) sowie die Prüfverfahren bleiben vollumfänglich erhalten.

Änderungen in Projekten

Grundsätzlich gelten für alle Änderungen in den geförderten Projekten die gewohnten Mitteilungs- und Dokumentationspflichten. Wenn also Projekte nicht stattfinden können, verschoben oder modifiziert werden müssen, ist uns das umgehend per E-Mail an music(at)poptogo.de mitzuteilen.

Für alle Projekte im aktuellen Zeitraum gilt:

  1. Prüfung, ob ein Projekt zeitlich verschoben werden kann (auch bei zeitweiliger Unterbrechung eines Projektes)
  2. Prüfung, ob ein Projekt durch eine veränderte Methodik als digitales Online-Format alternativ durchgeführt werden kann 
  3. Prüfung, der ausfallenden Projekte auf etwaige Ausgaben

Für alle Prüfschritte gilt eine 2-fache Dokumentationspflicht:

  1. eine entsprechende Dokumentation via E-Mail an das Projektbüro zu übermitteln 
  2. eine entsprechende Dokumentation in Kumasta mittels Kommentarfunktion zu übermitteln

1. Ein Projekt soll verschoben werden

  • Soll ein Projekt aus dem Antrag innerhalb des bewilligten Gesamtprojektzeitraums verschoben werden, teilt uns das per E-Mail mit. Wir senden die Rückinformation über Kumasta. 
  • Soll ein Projekt später durchgeführt werden und liegt damit außerhalb des bewilligten Gesamtprojektzeitraums, teilt uns die geänderten Daten des gewünschten neuen bzw. verlängerten Bewilligungszeitraums mit. Wir senden die Rückinformation über Kumasta.

2. Das Projekt soll mit Hilfe digitaler Medien umgesetzt werden

Das Projekt soll mit Hilfe digitaler Medien umgesetzt werden, statt sich vor Ort als Gruppe zu treffen (z.B. als Webinar, über Soziale Medien o.ä.), dann sendet uns eine E-Mail mit einer Darstellung wie ihr das realisieren wollt. Wir senden die Rückinformation über Kumasta.

3. Das Projekt muss endgültig abgesagt werden

Das Projekt muss endgültig abgesagt werden und kann in 2020 nicht mehr durchgeführt werden:

  • Sendet uns in jedem Fall eine E-Mail unter Angabe der Antragsnummer und des Förderkennzeichens sowie Titel und Durchführungszeitraum des Projektes. 
  • Für den Umgang mit bereits eingegangenen Verbindlichkeiten oder angefallenen Ausgaben siehe unten.

Nachweispflichten

Informiert uns ebenfalls per E-Mail, wenn ihr Bedarf an einer Verlängerung der Fristen für Berichte sowie Verwendungsnachweise habt.

Mittelverwendungsfristen und Zinsen

Sollten Verwendungsfristen aufgrund der Auswirkungen des Corona-Virus nicht gehalten werden können, so habt ihr das als Zuwendungsempfänger regelmäßig nicht zu vertreten. Von der Erhebung von Zinsen wird in diesen Fällen abgesehen.

Schriftformerfordernisse

Dort, wo im Zuwendungsverfahren ein zwingendes Schriftformerfordernis besteht und dies derzeit nicht eingehalten werden kann, können vorab die folgenden Übermittlungswege genutzt werden:

  • E-Mail mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder
  • Übermittlung des unterschriebenen Dokumentes per Telefax/Computerfax oder
  • Scan bzw. Foto des unterschriebenen Dokuments per E-Mail.

Das unterschriebene Papierdokument wird nachgereicht.

Hinweise zu derzeit anstehenden Bewilligungen von Förderungen

Anträge, die derzeit zur Prüfung und Bewilligung eingereicht werden, werden weiterhin nach demselben Verfahren geprüft. Die Bearbeitung kann über den Verfahrensverlauf in Kumasta nachverfolgt werden.

Auf Empfehlung des DLR-Projektträgers werden jedoch erst Zuwendungsverträge abgeschlossen, wenn eine Durchführung der Projekte nachweisbar realistisch ist, d.h. die angeordneten Beschränkungen aufgrund der Corona-Situation aufgehoben sind.

Für digitale bzw. Online-Varianten der Projekte kann unter Einhaltung des oben beschriebenen Verfahrens auch jetzt eine Bewilligung ausgesprochen werden.

Verbindlichkeiten und angefallene Ausgaben

Falls im Ergebnis eurer individuellen Prüfung eine Unterbrechung, Verschiebung oder Modifizierung eines oder mehrerer Projekte nicht möglich ist, d.h. Projekte abgebrochen oder abgesagt werden mussten / müssen, gelten die Mitteilungs-, Dokumentations- und Sorgfaltspflichten besonders im Umgang mit den Fördermitteln. Im Vordergrund steht zunächst die gütliche Einigung mit allen Betroffenen bezogen auf vertragliche Vereinbarungen und Bindungen.

Sind alle vorgenannten Möglichkeiten ausgeschöpft gilt unter Darstellung des Einzelfalls Folgendes:

1. Honorarverträge

Honorare für einzelne Dozent*innen-Leistungen können anteilig im Sinne einer angemessenen Kompensation anerkannt werden. Dies gilt nur wenn eine gültige Honorarvereinbarung vorliegt und die vereinbarten Leistungen nicht nachgeholt werden können. Eine Kompensationszahlung und eine spätere vertragliche Neubindung für die gleiche Aufgabe im gleichen Projekt schließen sich aus.

Der tatsächliche Vorbereitungsaufwand der Honorarkraft und tatsächliche Ausfall des eigentlichen Durchführungshonorars können anerkannt werden. Nachbereitungsaufwand und Reisekosten sind nicht anerkennungsfähig.

Die Kompensationszahlung soll 50% der vertraglich vereinbarten Summe nicht überschreiten.

2. Sachausgaben

Tatsächlich angefallene Projektausgaben werden anerkannt.

Für sonstige langfristige vertragliche Vereinbarungen (Miete, Buchung Übernachtungsstätten etc.) gilt:

  • hier ist zunächst möglichst eine einvernehmliche Auflösung der Pflichten anzustreben.
  • Sollte dies im Einzelfall nicht möglich sein, sind die Ausgaben im Detail zu begründen (z.B. bereits geleistete Anzahlungen für Räume etc.) 

Für alle Fälle im Rahmen der Anerkennung der Ausgaben ist es wichtig eine entsprechende individuelle Dokumentation bzgl. der behördlichen Anweisungen, Verfügungen, Untersagungen und Maßnahmen in Bezug auf die Corona-Situation vorzunehmen. Dies gilt insbesondere für alle abgebrochenen oder abgesagten Maßnahmen vor dem 18.03.2020! Entsprechende Hinweise sind beim jeweils zuständigen Gesundheitsamt abzurufen.

Ab dem 18.03.2020 reicht ein Verweis auf die jeweilige allgemeine Landesverfügung.

Weitere Informationen:

  • Die Belegliste ist aktualisiert (ergänzt um einen Hinweis zum Vorsteuerabzug – bitte berücksichtigen!).
  • Die Infoseite der Bundesregierung über Hilfsmaßnahmen des Bundes und der Länder für Kunst- und Kulturschaffende erreicht ihr unter:

www.bundesregierung.de


POP TO GO spricht sich rum

Wir würden uns sehr freuen, wenn ihr unter euren Kontakten auf den POP TO GO - Newsletter aufmerksam machen würdet. Die Newsletter-Anmeldung findet sich unter "NEWSLETTER".


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